Tutaj chcemy zaprezentować korzyści z wykorzystania ryczałtowej wyceny opieki informatycznej na przykładzie fikcyjnej firmy Z.
W firmie Z kierownictwo kładzie duży nacisk na kontrolę kosztów związanych z usługami zewnętrznymi. To samo dotyczy usług informatycznych, świadczonych w formie outsourcingu IT. Jest zaplanowany miesięczny budżet na takie prace i po jego ustaleniu nie ma możliwości jego zwiększenia. Ilość problemów informatycznych, pojawiających się w tej firmie jest różna ale nie wykracza poza pewien zakres, a nie ma tygodnia aby nie wystąpił jakiś problem informatyczny czy nie było czegoś do zrobienia.
W takim przypadku korzystnym rozwiązaniem jest współpraca opierająca się o wycenę ryczałtową. W drodze początkowych negocjacji ustalana jest odpowiadająca klientowi i wykonawcom kwota stałego kosztu miesięcznego obsługi informatycznej. Wraz z tą kwotą ustalany jest i zatwierdzany stosownym dokumentem zakres prac objęty tego rodzaju zryczałtowaną opłatą.
Najczęściej w skład takiego zakresu prac wchodzą:
- rozwiązywanie bieżących problemów informatycznych,
- instalowanie aktualizacji oprogramowania,
- konfiguracja nowych stanowisk pracy, drukarek, konto pocztowych itp.
- usuwanie wirusów, trojanów itp.
- opieka nad serwerami firmowymi,
- doradztwo w zakresie sprzętu i oprogramowania,
Wysokość miesięcznego ryczałtu jest negocjowana z klientem indywidualnie i zależy od różnych czynników, jednak przede wszystkim od:
- oszacowanego zakresu prac i opieki informatycznej,
- rodzaju i wielkości infrastruktury informatycznej klienta,
- czasu reakcji na zgłoszenia informatyczne,
- oszacowanej ilości zgłoszeń o problemach informatycznych w miesiącu.
Jeśli jednak pojawią się jakieś zadania informatyczne, które nie wchodzą w zakres zadań realizowanych w ramach ryczałtu, są wyceniane odrębnie – najczęściej na podstawie odrębnych ustaleń lub też odpowiednich zapisów w umowie świadczenia usług informatycznych.